Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων – TimeToWork

Η προστασία των προσωπικών δεδομένων είναι σημαντική για εμάς.
Η παρούσα Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο
το TimeToWork συλλέγει, χρησιμοποιεί, αποθηκεύει και προστατεύει προσωπικά δεδομένα
κατά τη χρήση της ιστοσελίδας www.timetowork.gr, της διαδικτυακής
πλατφόρμας TimeToWork, της εφαρμογής TimeToWork Mobile App και της
εφαρμογής TimeToWork Terminal.

Για οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με την παρούσα Πολιτική ή την επεξεργασία προσωπικών
δεδομένων μπορείτε να επικοινωνείτε μαζί μας στο
sales@timetowork.gr.

1. Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται στις ακόλουθες υπηρεσίες:

• την ιστοσελίδα www.timetowork.gr,
• την διαδικτυακή πλατφόρμα TimeToWork,
• το TimeToWork Mobile App,
• το TimeToWork Terminal,
• τις υπηρεσίες API και τις τεχνικές υπηρεσίες που απαιτούνται για τη λειτουργία του συστήματος.

Σε σχέση με δεδομένα επισκεπτών της ιστοσελίδας, υποψήφιων πελατών, πελατών και
επαγγελματικών επαφών, η εταιρεία μας μπορεί να ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

Σε σχέση με δεδομένα εργαζομένων που καταχωρίζονται στο TimeToWork από μία επιχείρηση
ή οργανισμό-πελάτη, ο αντίστοιχος εργοδότης ή οργανισμός είναι κατά κανόνα ο
Υπεύθυνος Επεξεργασίας και το TimeToWork παρέχει την τεχνική υπηρεσία ως
Εκτελών την Επεξεργασία, σύμφωνα με τις οδηγίες του πελάτη και την ισχύουσα νομοθεσία.

2. Τι είναι προσωπικά δεδομένα;

Προσωπικά δεδομένα είναι κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο
φυσικό πρόσωπο, όπως ενδεικτικά ονοματεπώνυμο, στοιχεία επικοινωνίας,
αναγνωριστικά χρήστη, στοιχεία εργασιακής σχέσης και δεδομένα που σχετίζονται
με την καταγραφή χρόνου εργασίας.

3. Ποια δεδομένα μπορεί να επεξεργάζεται το TimeToWork;

Ανάλογα με τις υπηρεσίες που χρησιμοποιεί κάθε πελάτης και τις ρυθμίσεις που έχει
επιλέξει ο εργοδότης ή οργανισμός, το TimeToWork μπορεί να επεξεργάζεται ενδεικτικά:

• ονοματεπώνυμο εργαζομένου,
• εσωτερικό αναγνωριστικό εργαζομένου ή χρήστη,
• στοιχεία τμήματος, θέσης ή οργανωτικής μονάδας,
• στοιχεία ωραρίου και προγραμματισμένων βαρδιών,
• καταγραφές προσέλευσης και αποχώρησης,
• άδειες, απουσίες και σχετικά δεδομένα διαχείρισης προσωπικού, όπου χρησιμοποιούνται,
• στοιχεία πρόσβασης και λογαριασμού χρήστη,
• τεχνικά δεδομένα της συσκευής και της εφαρμογής που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία και την ασφάλεια της υπηρεσίας,
• ιστορικό ενεργειών και audit logs για συγκεκριμένες κρίσιμες ενέργειες,
• τεχνικά αναγνωριστικά για την αποστολή push notifications, εφόσον η λειτουργία αυτή είναι ενεργοποιημένη.

Ο ακριβής τύπος δεδομένων που χρησιμοποιείται σε κάθε εγκατάσταση εξαρτάται από
τις λειτουργίες που έχει ενεργοποιήσει ο εκάστοτε πελάτης.

4. TimeToWork Mobile App

Το TimeToWork Mobile App επιτρέπει σε εξουσιοδοτημένους εργαζομένους να χρησιμοποιούν
λειτουργίες που έχουν ενεργοποιηθεί από τον εργοδότη τους, όπως ενδεικτικά
καταγραφή χρόνου εργασίας, προβολή σχετικών πληροφοριών, αιτήματα αδειών,
ειδοποιήσεις και χρήση Dynamic Secure QR.

Η εφαρμογή επικοινωνεί με τις υπηρεσίες TimeToWork μέσω ασφαλούς σύνδεσης HTTPS.

Η εφαρμογή μπορεί να επεξεργάζεται τεχνικά στοιχεία της συσκευής που είναι απαραίτητα
για την πιστοποίηση της συνεδρίας, την ασφάλεια, την επικοινωνία με τον server
και την ορθή λειτουργία της υπηρεσίας.

5. TimeToWork Terminal

Το TimeToWork Terminal είναι εφαρμογή που μπορεί να εγκαθίσταται σε tablet ή άλλη
συμβατή συσκευή στον χώρο εργασίας και χρησιμοποιείται για την καταγραφή
προσέλευσης και αποχώρησης εργαζομένων.

Το Terminal μπορεί να χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με το TimeToWork Mobile App
για την ανάγνωση και επαλήθευση του Dynamic Secure QR του εργαζομένου.

Η εφαρμογή Terminal δεν εμφανίζει στον QR κωδικό προσωπικά δεδομένα όπως
ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο ή αριθμό ταυτότητας.

6. Dynamic Secure QR

Το TimeToWork χρησιμοποιεί μηχανισμό Dynamic Secure QR για ασφαλέστερη
καταγραφή παρουσίας.

Ο QR κωδικός δημιουργείται δυναμικά και έχει περιορισμένη χρονική ισχύ.
Δεν αποτελεί στατικό αναγνωριστικό εργαζομένου και δεν προορίζεται για
αποθήκευση ή επαναχρησιμοποίηση.

Ο Dynamic Secure QR δεν περιλαμβάνει εμφανή προσωπικά δεδομένα του εργαζομένου.
Χρησιμοποιείται ως προσωρινό τεχνικό στοιχείο για την ασφαλή επιβεβαίωση
της διαδικασίας ωρομέτρησης.

Η περιορισμένη χρονική ισχύς του QR μειώνει σημαντικά τη δυνατότητα χρήσης
παλαιού screenshot ή φωτογραφίας του κωδικού.

7. Bluetooth και επιβεβαίωση εγγύτητας

Για πρόσθετη ασφάλεια, το TimeToWork μπορεί να χρησιμοποιεί Bluetooth για την
επιβεβαίωση ότι η κινητή συσκευή του εργαζομένου βρίσκεται πράγματι κοντά
στο TimeToWork Terminal κατά τη διαδικασία ωρομέτρησης.

Η λειτουργία αυτή χρησιμοποιείται για την αποτροπή καταγραφής παρουσίας μέσω
φωτογραφίας, screenshot ή απομακρυσμένης αναπαραγωγής ενός QR κωδικού.

Η χρήση Bluetooth για τον συγκεκριμένο σκοπό αφορά την τεχνική επιβεβαίωση
εγγύτητας μεταξύ των δύο συσκευών και δεν χρησιμοποιείται για συνεχή
παρακολούθηση της φυσικής θέσης του εργαζομένου.

8. Push Notifications

Το TimeToWork Mobile App μπορεί να αποστέλλει push notifications όταν η λειτουργία
είναι ενεργοποιημένη από τον πελάτη ή απαιτείται για τη λειτουργία της υπηρεσίας.

Οι ειδοποιήσεις μπορεί να αφορούν ενδεικτικά:

• ενημερώσεις σχετικές με την ωρομέτρηση,
• προγραμματισμένα ωράρια ή βάρδιες,
• αιτήματα και εγκρίσεις,
• σημαντικές λειτουργικές ειδοποιήσεις της υπηρεσίας.

Για την τεχνική αποστολή push notifications μπορεί να χρησιμοποιείται ένα
μοναδικό τεχνικό αναγνωριστικό της εγκατάστασης της εφαρμογής
(push notification token).

Το push token χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την αποστολή των αντίστοιχων
ειδοποιήσεων και δεν αποτελεί από μόνο του περιεχόμενο ωρομέτρησης.

Ο χρήστης μπορεί να διαχειρίζεται την άδεια εμφάνισης ειδοποιήσεων μέσω
των ρυθμίσεων του λειτουργικού συστήματος της συσκευής του.

9. Δεδομένα ωρομέτρησης

Κατά την καταγραφή προσέλευσης ή αποχώρησης μπορεί να καταγράφονται στοιχεία όπως:

• αναγνωριστικό εργαζομένου,
• ημερομηνία και ώρα της καταγραφής,
• τύπος καταγραφής, όπως είσοδος ή έξοδος,
• μέθοδος μέσω της οποίας πραγματοποιήθηκε η καταγραφή,
• σχετικά τεχνικά στοιχεία που απαιτούνται για την επιβεβαίωση της εγκυρότητας της καταγραφής.

Τα δεδομένα αυτά χρησιμοποιούνται για την παροχή της υπηρεσίας ωρομέτρησης και
για τις λειτουργίες που έχει ενεργοποιήσει ο εργοδότης ή οργανισμός.

10. Audit logs και ιστορικό ενεργειών

Για λόγους ασφάλειας, ελέγχου και ιχνηλασιμότητας, το TimeToWork διατηρεί
ιστορικό για συγκεκριμένες κρίσιμες ενέργειες του συστήματος.

Το ιστορικό αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την ενέργεια,
τον χρήστη που την πραγματοποίησε, τον χρόνο της ενέργειας και, όπου απαιτείται,
την αιτιολογία της αλλαγής.

Η καταγραφή αυτή δεν εφαρμόζεται κατ’ ανάγκη σε κάθε πεδίο ή κάθε ενέργεια
της πλατφόρμας, αλλά στις λειτουργίες στις οποίες έχει υλοποιηθεί σχετικός
μηχανισμός ιστορικού και ελέγχου.

11. Ιστοσελίδα timetowork.gr

Όταν επισκέπτεστε την ιστοσελίδα μας ενδέχεται να επεξεργαζόμαστε πληροφορίες
που μας παρέχετε απευθείας, όπως:

• όνομα και επώνυμο,
• εταιρεία ή οργανισμό,
• email,
• τηλέφωνο,
• περιεχόμενο αιτήματος επικοινωνίας.

Ενδέχεται επίσης να καταγράφονται τεχνικά στοιχεία που είναι απαραίτητα για
την ασφάλεια και την ορθή λειτουργία της ιστοσελίδας, όπως διεύθυνση IP,
browser, λειτουργικό σύστημα και τεχνικά logs.

12. Cookies

Η ιστοσελίδα timetowork.gr μπορεί να χρησιμοποιεί cookies που είναι απαραίτητα
για την τεχνική λειτουργία, την ασφάλεια και τη διατήρηση συνεδρίας.

Όπου χρησιμοποιούνται μη απολύτως απαραίτητα cookies, αυτά ενεργοποιούνται
σύμφωνα με τις ισχύουσες απαιτήσεις συγκατάθεσης.

13. Για ποιους σκοπούς χρησιμοποιούμε τα δεδομένα;

Τα δεδομένα μπορεί να χρησιμοποιούνται για:

• την παροχή της υπηρεσίας TimeToWork,
• τη διαχείριση λογαριασμών χρηστών,
• την καταγραφή και διαχείριση χρόνου εργασίας,
• τη διαχείριση ωραρίων, βαρδιών, αδειών και απουσιών όπου χρησιμοποιούνται αυτές οι λειτουργίες,
• την ασφαλή ταυτοποίηση και εξουσιοδότηση χρηστών,
• την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη ή πλαστοπρόσωπη καταγραφή παρουσίας,
• τη λειτουργία του Dynamic Secure QR,
• την αποστολή λειτουργικών push notifications,
• την τεχνική υποστήριξη,
• τη διερεύνηση τεχνικών προβλημάτων,
• την ασφάλεια της υπηρεσίας,
• τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις, όπου αυτές εφαρμόζονται.

14. Νομική βάση επεξεργασίας

Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται μόνο όταν υπάρχει
κατάλληλη νομική βάση σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία
Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679.

Ανάλογα με την περίπτωση, η επεξεργασία μπορεί να βασίζεται:

• στην εκτέλεση σύμβασης ή στη λήψη μέτρων πριν από τη σύναψη σύμβασης,
• στη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση,
• στο έννομο συμφέρον της εταιρείας ή του πελάτη,
• στη συγκατάθεση, όταν αυτή απαιτείται από τη νομοθεσία.

Για δεδομένα εργαζομένων που επεξεργάζεται το TimeToWork για λογαριασμό
επιχείρησης ή οργανισμού, η αντίστοιχη επιχείρηση ή οργανισμός καθορίζει
τον σκοπό και τη νομική βάση της επεξεργασίας.

15. Πρόσβαση στα δεδομένα

Πρόσβαση στα δεδομένα παρέχεται μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα και
συστήματα στον βαθμό που είναι απαραίτητο για την εκτέλεση των καθηκόντων
τους και τη λειτουργία της υπηρεσίας.

Η πρόσβαση στις υποδομές και στις βάσεις δεδομένων περιορίζεται με τεχνικά
και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας.

16. Ασφάλεια δεδομένων

Το TimeToWork εφαρμόζει τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που αποσκοπούν στην
προστασία των προσωπικών δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση,
αλλοίωση, απώλεια, γνωστοποίηση ή καταστροφή.

Ενδεικτικά χρησιμοποιούνται:

• κρυπτογραφημένες συνδέσεις HTTPS,
• περιορισμός πρόσβασης σε εξουσιοδοτημένα συστήματα και χρήστες,
• μηχανισμοί authentication και authorization,
• ιστορικό κρίσιμων ενεργειών,
• διαχωρισμός συγκεκριμένων συστημάτων και βάσεων δεδομένων,
• κρυπτογράφηση επιλεγμένων προσωπικών πεδίων στη βάση δεδομένων.

Σε συγκεκριμένα προσωπικά πεδία εφαρμόζεται κρυπτογράφηση σε επίπεδο πεδίου.
Η πληροφορία που απαιτείται για την αποκρυπτογράφηση τηρείται χωριστά από
τη βάση δεδομένων στην οποία αποθηκεύονται τα αντίστοιχα κρυπτογραφημένα δεδομένα.

17. Υποδομές και φιλοξενία

Οι υπηρεσίες TimeToWork φιλοξενούνται σε υποδομές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Η επικοινωνία με τις υπηρεσίες πραγματοποιείται μέσω κρυπτογραφημένων
συνδέσεων HTTPS.

Η αρχιτεκτονική του TimeToWork χρησιμοποιεί διαχωρισμένες βάσεις δεδομένων
και υπηρεσίες ανάλογα με τον λειτουργικό τους σκοπό.

18. Διαβίβαση δεδομένων σε τρίτους

Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα σε τρίτους.

Δεδομένα μπορεί να είναι προσβάσιμα σε συνεργάτες ή παρόχους τεχνικών υπηρεσιών
μόνο στον βαθμό που αυτό είναι απαραίτητο για την παροχή και λειτουργία της
υπηρεσίας και σύμφωνα με τις ισχύουσες υποχρεώσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Όπου ένας πελάτης έχει ενεργοποιήσει διασύνδεση με τρίτο πληροφοριακό σύστημα
μέσω API, δεδομένα μπορεί να ανταλλάσσονται με το σύστημα αυτό σύμφωνα με
τις οδηγίες και την επιλογή του συγκεκριμένου πελάτη.

19. Διατήρηση και διαγραφή δεδομένων

Τα δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την
παροχή της υπηρεσίας, την εκπλήρωση του σκοπού για τον οποίο συλλέχθηκαν
ή για όσο διάστημα απαιτείται από την εφαρμοστέα νομοθεσία.

Σε περίπτωση λήξης της συνεργασίας με πελάτη, η πρόσβαση στις υπηρεσίες μπορεί
να περιορίζεται από την πρώτη ημέρα μετά τη λήξη της συνεργασίας και τα δεδομένα
του πελάτη διαγράφονται από τα ενεργά συστήματα εντός χρονικού διαστήματος
έως 30 ημερών, εκτός εάν υπάρχει διαφορετική νόμιμη υποχρέωση
διατήρησης ή ειδική συμβατική συμφωνία.

20. Δικαιώματα υποκειμένων των δεδομένων

Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, ανάλογα με
την περίπτωση, έχετε δικαίωμα:

• πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα,
• διόρθωσης ανακριβών δεδομένων,
• διαγραφής δεδομένων,
• περιορισμού της επεξεργασίας,
• εναντίωσης στην επεξεργασία,
• φορητότητας δεδομένων, όπου εφαρμόζεται,
• ανάκλησης συγκατάθεσης, όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση.

Όταν τα δεδομένα σας χρησιμοποιούνται στο TimeToWork στο πλαίσιο της
εργασιακής σας σχέσης, το σχετικό αίτημα μπορεί να χρειάζεται να υποβληθεί
στον εργοδότη ή οργανισμό σας, ο οποίος είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

Για θέματα που αφορούν άμεσα την εταιρεία μας μπορείτε να επικοινωνήσετε στο
sales@timetowork.gr.

21. Χρόνος απάντησης σε αιτήματα

Τα αιτήματα που εμπίπτουν στον GDPR εξετάζονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση
και, κατά κανόνα, εντός ενός μηνός από την παραλαβή τους.
Η προθεσμία μπορεί να παραταθεί όπου αυτό προβλέπεται από τον GDPR,
λαμβάνοντας υπόψη την πολυπλοκότητα και τον αριθμό των αιτημάτων.

22. Δικαίωμα καταγγελίας

Έχετε το δικαίωμα να απευθυνθείτε στην
Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
για ζητήματα που αφορούν την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων.

Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στην ιστοσελίδα
www.dpa.gr.

23. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων

Το TimeToWork δεν χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα για αυτοματοποιημένη λήψη
αποφάσεων που παράγει νομικά αποτελέσματα ή επηρεάζει με παρόμοιο σημαντικό
τρόπο ένα φυσικό πρόσωπο, εκτός εάν αυτό απαιτηθεί στο μέλλον από συγκεκριμένη
λειτουργία και προηγηθεί η σχετική ενημέρωση.

24. Demo περιβάλλον

Η πρόσβαση σε τυχόν demo περιβάλλον του TimeToWork παρέχεται αποκλειστικά
για σκοπούς παρουσίασης της λειτουργίας του συστήματος.

Τα στοιχεία που χρησιμοποιούνται στο demo περιβάλλον είναι δοκιμαστικά
και δεν προορίζονται να αντιστοιχούν σε πραγματικά φυσικά πρόσωπα.

25. Εφαρμοστέο δίκαιο

Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων διέπεται από τον Γενικό Κανονισμό
για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679, την ελληνική νομοθεσία και
το λοιπό εφαρμοστέο ευρωπαϊκό κανονιστικό πλαίσιο.

26. Αλλαγές στην παρούσα Πολιτική

Η παρούσα Πολιτική μπορεί να τροποποιείται όταν μεταβάλλονται οι υπηρεσίες,
οι τεχνικές λειτουργίες ή οι σχετικές νομικές απαιτήσεις.

Η πλέον πρόσφατη έκδοση θα δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα timetowork.gr.

Τελευταία ενημέρωση: 30/09/2026