Για να μπορεί να ελέγχει μία επιχείρηση το πραγματικό χρόνο εργασίας των εργαζομένων της , χρειάζεται κάποιο σύστημα καταγραφής των ωρών εργασίας τους. Ο πιο παραδοσιακός τρόπος είναι το κλασικό χειρόγραφο βιβλίο καταγραφής με την υπογραφή του κάθε εργαζομένου κατά την άφιξη και την αναχώρηση του από το χώρο εργασίας του. Αυτός ο τρόπος όμως έχει «πολλά κενά» στο τρόπο λειτουργίας του :
- δεν υποστηρίζει την απομακρυσμένη εργασία (τηλεργασία, εργασία εκτός έδρας)
- δεν καλύπτει την περίπτωση που ο εργαζόμενος ξεκινάει η ολοκληρώνει την εργασία του εκτός γραφείου
- δίνει συχνά παραπλανητικά δεδομένα αφού μπορεί κάποιος εργαζόμενος κακοπροαίρετα να υπογράψει για κάποιο άλλο συνάδελφο και να τον καλύψει και για την καθυστερημένη άφιξη και για την πρόωρη αναχώρηση από την εργασία του
Ακόμα όμως και αν τίποτα από τα παραπάνω δεν απασχολεί τον εργοδότη , στο τέλος του μήνα θα πρέπει κάποιος να αναλάβει να κάνει «τις πράξεις» των ωρών εργασίας, των υπερωριών, να καταχωρήσει τις άδειες και να μην κάνει κάποιο λάθος σε όλα τα παραπάνω. Η παραπάνω διαδικασία δε σε περιπτώσεις εταιρειών με μεγάλο αριθμό εργαζομένων μπορεί να απαιτεί αρκετό χρόνο από τον υπεύθυνο καταμέτρησης των ωρών εργασίας, που δημιουργεί επιπλέον λειτουργικά έξοδα στο Τμήμα Διαχείρισης Εργαζομένων (HR)
Όλα τα παραπάνω προβλήματα τα λύνει η ψηφιακή ωρομέτρηση του TimeToWork.
Δείτε εικόνες μέσα από το πρόγραμμα ωρομέτρησης μας.
Τι είναι η ψηφιακή ωρομέτρηση ;
Η ψηφιακή ωρομέτρηση εκμεταλλεύεται την τεχνολογία προκειμένου να κάνει την ωρομέτρηση των εργαζομένων της επιχείρησης, σωστά, αξιόπιστα και άμεσα. Με την χρήση ηλεκτρονικών μέσων ο εργαζόμενος δηλώνει την έναρξη και τη λήξη του ωραρίου εργασίας. Η επιχείρηση μπορεί είτε με μία απλή κάρτα είτε με ασφαλέστερο μέσο την χρήση συστημάτων βιομετρικού ελέγχου να διασφαλίσει την εγκυρότητα των δεδομένων της ωρομέτρησης των εργαζομένων της.
Επιτρέπεται η χρήση βιομετρικών στην Ελλάδα ;
Η Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων δεν επιτρέπει την αποθήκευση των βιομετρικών στοιχείων (δαχτυλικού αποτυπώματος, εικόνα της ίριδας) σε μηχανήματα ηλεκτρονικού ελέγχου για ευνόητους λόγους ασφαλείας. Παράδειγμα στην αγορά είναι οι νέοι αναγνώστης της SOYAL που διασφαλίζουν την προστασία του εργαζομένου αφού το δαχτυλικό αποτύπωμα δεν αποθηκεύεται σαν εικόνα, απλά δημιουργεί ένα μοναδικό κωδικό που αποτελεί την «ψηφιακή κάρτα» του εργαζομένου, προστατεύοντας όμως και την ίδια την επιχείρηση ώστε να μην γίνονται κακοπροαίρετη χρήση καρτών άλλων εργαζομένων.
Τι πρέπει να διαθέτει μία σύγχρονη εφαρμογή ψηφιακής ωρομέτρησης
- Θα πρέπει να έχει ιδιαίτερο εύχρηστο περιβάλλον διαχείρισης.
- Να επιτρέπει την σύνδεση σε 4 τουλάχιστον επίπεδα πρόσβασης (Διαχειριστή, Προϊσταμένου, Εργαζόμενου, Τεχνικού Εγκαταστάτη) ώστε να καλύπτεται η ανάγκη διαβαθμίσεων στις ρυθμίσεις του ωραρίου των εργαζομένων.
- Να λειτουργεί ιδανικά μέσω CLOUD, επιτρέποντας σε Προϊσταμένους και Διαχειριστές να επιβλέπουν την λειτουργία της ωρομέτρησης από οποιοδήποτε σημείο βρίσκονται και όχι μόνο από την χώρο της έδρας της επιχείρησης
- Να διαχειρίζεται τις άδειες του συνόλου των εργαζομένων
- Να δημιουργεί στατιστικά και αναφορές
- Να υποστηρίζει την τηλεργασία και την απομακρυσμένη προσωρινή εργασία «εκτός έδρας» μέσω της ωρομέτρησης από κινητό smartphone.
Τι είναι το TimeToWork ;
To TimeToWork είναι μία Ελληνική εφαρμογή Cloud, που καλύπτει όλες τις παραπάνω απαιτήσεις μέσα από ένα πολύγλωσσο, ιδιαίτερα εύχρηστο μενού χειρισμού, μεταφρασμένο ήδη σε Αγγλικά, Ισπανικά και Ουκρανικά. Συνεργάζεται άψογα με τους δικτυακούς αναγνώστες της SOYAL με τελικό στόχο την ορθή ενημέρωση του Διαχειριστή της επιχείρησης για τα δεδομένα της ωρομέτρησης.
Ωράρια που καλύπτονται
- Σταθερό (πχ Δευτέρα με Παρασκευή 8 το πρωί με 4 το μεσημέρι, με εβδομαδιαία επανάληψη)
- Σπαστό – Διακεκομμένο ( πχ καθημερινά 8 το πρωί με 2 το μεσημέρι , ως πρώτο τμήμα εργασίας και 5 με 8 το βράδυ , ως το επόμενο)
- Μεταβαλλόμενο είτε σε εβδομαδιαία είτε σε μηνιαία μορφή
- Ελεύθερο ωράριο (πχ ελεύθερη προσέλευση/ολοκλήρωση εργασίας με μόνο σταθερό παράγοντα τον αναμενόμενο αριθμό ωρών ανά ημέρα)
Απαιτείται ιδιαίτερη εκπαίδευση για το χειρισμό της ;
Η δημιουργία της εφαρμογής έγινε με γνώμονα κυρίως να παραμείνει εύχρηστη και στον εγκαταστάτη και στους διαχειριστές της. Παρ’ όλα αυτά έχουν δημιουργηθεί εκπαιδευτικά βίντεο όλων των απαιτούμενων βημάτων που χρειάζονται για την παραμετροποίηση και διαχείριση της εφαρμογής. Παραμένουμε όμως στο πλευρό και των εγκαταστατών και των τελικών πελατών για οποιαδήποτε περαιτέρω βοήθεια χρειάζονται.
Η λειτουργία όμως του προγράμματος δε σταματάει εδώ αφού το TimeToWork είναι παράλληλα και ένα πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού (HR Management). Ετσι μπορείτε μέσα από το μενού του να εκδίδετε και να διαχειρίζεστε τις άδειες του προσωπικού σας, να καταχωρείτε και να διατηρείτε πλήρη καρτέλα του Εργαζομένου με τα προσωπικά και εταιρικά του στοιχεία.
#πρόγραμμα διαχείρισης εργαζομένων και προσωπικού | #πρόγραμμα ωρομέτρησης προσωπικού
